5 sfaturi pentru arhivarea documentelor

Faceti un audit la acte

Folositi cutii de arhivare


Arhivare documente sfaturi

Arhivarea documentelor din biroul tau poate fi descurajata in special daca ai multe documente de arhivat sau daca nu folosesti bibliorafturi de buna calitate.

Un biblioraft ieftin sau o cutie de arhivare ieftina te poate duce in situatia sa o iei de la capat cu arhivarea, daca mecanismul de inchidere este de calitate slaba sau daca cutia de arhivare se rupe.

Zenon va recomanda:

  1. FACETI UN AUDIT LA ACTE

Inainte de a incepe sa arhivati documentele in dosare din plastic – bibliorafturi- cutii de arhivare, trebuie sa stiti ce trebuie sa pastrati, sa scanati, si ce trebuie sa aruncati. Documentele de care nu mai aveti nevoie le puteti scana si apoi le puteti pune intr-un distrugator de documente pentru a le arunca fara griji ulterior.

  1. SCANATI DOCUMENTELE

Din ce in ce mai multe companii scaneaza o parte din documente pentru a economisi spatiu si bani.

Foarte multe documente arhivate costa bani, mai ales cand achizitionati produse din aceasta gama – organizare si arhivare.

Daca doriti sa pastrati fisierele dvs in siguranta, puteti folosi un usb stick sau un cloud.

  1. LOCATIE

Avand in vedere ca sunt acte importante cel mai recomandat este sa le pastrati intr-o locatie aproape de biroul dvs, chiar daca nu le depozitati direct la sediul companiei.

  1. FOLOSITI ETICHETE

Cand arhivati documente trebuie sa ganditi pe termen lung si foarte lung, deoarece poate acum stiti unde ati arhivat un document dar peste 5 ani este posibil sa uitati.

De aceea, va recomandam sa folositi produse de arhivare cu etichete simple sau persoanalizate.

5.PRODUSE PENTRU ARHIVARE

Mai jos gasiti lista cu cele mai importante categorii de unde puteti achizitiona produse pentru arhivare.

Bibliorafturi

Dosare din plastic

Dosare din carton

Cutii de arhivare

File din plastic

Dosare suspendabile

Separatoare din carton

Comment-uri

Nici o postare găsită

Postare noua